Una visita de la Inspección de Trabajo es una de las situaciones que más inquietud genera entre los responsables de recursos humanos y la dirección de las empresas. Sin embargo, estar preparado para recibirla, conocer los derechos que asisten a la empresa y entender el alcance real de las competencias inspectoras transforma una situación de incertidumbre en un proceso gestionable. La mayoría de las sanciones más graves no se producen por incumplimientos deliberados, sino por deficiencias documentales y organizativas que una adecuada preparación puede prevenir.
Qué desencadena una inspección de trabajo
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social actúa a través de diferentes vías de inicio, reguladas en la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social (LITSS):
- Denuncia de trabajador o sindicato: es el origen más frecuente. Cualquier trabajador, ex trabajador o sindicato puede presentar denuncia ante la Inspección por presuntos incumplimientos. La denuncia es confidencial y no puede comunicarse al empresario el nombre del denunciante.
- Orden de servicio: la propia Inspección puede programar actuaciones de oficio, habitualmente en sectores con alta siniestralidad o con incumplimientos reiterados detectados en campañas previas.
- Campaña sectorial: la Inspección desarrolla planes anuales de actuación en sectores específicos (construcción, hostelería, sector agrario, trabajo doméstico) que generan oleadas de visitas planificadas.
- Derivación de otras administraciones: la Seguridad Social, la Agencia Tributaria o los juzgados pueden trasladar expedientes a la Inspección cuando detectan irregularidades en su propio ámbito de actuación.
- Siniestro laboral: cualquier accidente de trabajo grave o muy grave desencadena automáticamente una inspección.
Competencias del inspector: qué puede revisar
Los inspectores de trabajo son funcionarios con amplias competencias de investigación, recogidas en los artículos 13 y 14 de la LITSS. Su ámbito de actuación abarca:
- Las condiciones de trabajo: jornada, descansos, horas extraordinarias, salarios, contratos.
- La prevención de riesgos laborales y la seguridad en el trabajo.
- Las cotizaciones a la Seguridad Social y la correcta afiliación y alta de los trabajadores.
- La contratación laboral y el empleo: contratos temporales, modalidades de contratación, subcontratación.
- Las prestaciones de Seguridad Social en las que colabora la empresa (incapacidad temporal, prestaciones por desempleo).
- La igualdad de trato y no discriminación en el empleo.
- El trabajo de personas extranjeras.
Es importante entender que el inspector puede llegar a la empresa sin previo aviso y acceder a todas las instalaciones donde se desarrolle la actividad laboral, excepto al domicilio particular del empresario, donde precisa autorización judicial o consentimiento expreso.
Qué documentación puede solicitar el inspector
Durante la visita, el inspector puede requerir la exhibición de cualquier documentación relacionada con el trabajo. Con carácter general, la empresa debe tener disponibles y ordenados los siguientes documentos:
Documentación contractual y de relaciones laborales
- Contratos de trabajo de todos los trabajadores en activo, incluidos los contratos en prácticas, formativos y a tiempo parcial.
- Altas y bajas en Seguridad Social (modelos TA2).
- Nóminas de los últimos meses (generalmente se piden los últimos 12 meses).
- Convenio colectivo aplicable y tablas salariales vigentes.
- Actas de constitución de comité de empresa o delegados de personal, en su caso.
Documentación de jornada y tiempo de trabajo
- Registro diario de jornada, de llevanza obligatoria desde la entrada en vigor del artículo 34.9 ET (reforma introducida por el Real Decreto-ley 8/2019). El registro debe conservarse durante cuatro años.
- Cuadros de turno y horarios.
- Autorización de distribución irregular de jornada, si se aplica.
- Horas extraordinarias realizadas y abonadas o compensadas.
Documentación de prevención de riesgos laborales
- Plan de prevención de riesgos laborales.
- Evaluación de riesgos por puestos de trabajo.
- Planificación de la actividad preventiva.
- Acreditación de la modalidad preventiva adoptada (servicio de prevención propio, ajeno o mancomunado).
- Registros de formación e información en prevención de riesgos de todos los trabajadores.
- Registros de entrega de equipos de protección individual.
- Documentación del comité de seguridad y salud, si existe.
Otra documentación frecuentemente requerida
- Plan de igualdad (obligatorio para empresas de 50 o más trabajadores desde marzo de 2022).
- Protocolo de prevención del acoso sexual y por razón de sexo.
- Canal de denuncias interno, si la empresa supera los 50 trabajadores (Ley 2/2023).
- Comunicaciones a los representantes de los trabajadores.
Derechos de la empresa durante la inspección
La LITSS no solo regula las competencias del inspector: también reconoce derechos al sujeto inspeccionado. Conocerlos y ejercerlos con firmeza pero sin confrontación es parte de una gestión adecuada de la visita.
- Derecho a conocer la identidad del inspector y el motivo de la visita: el inspector debe identificarse y comunicar el objeto de la actuación, salvo que ello pudiera frustrar el fin de la inspección (por ejemplo, en controles de trabajo irregular con trabajadores en activo).
- Derecho a ser asistido por asesor jurídico: la empresa puede solicitar la presencia de su abogado o asesor laboral para cualquier diligencia que requiera declaraciones o toma de datos.
- Derecho a formular alegaciones: antes de levantar acta de infracción, el inspector debe dar audiencia al empresario para que formule las alegaciones que estime convenientes.
- Derecho a recurrir las actas de infracción: el acta no es resolución firme. Puede ser recurrida ante la autoridad laboral y, posteriormente, ante la jurisdicción contencioso-administrativa.
- Derecho a la confidencialidad de los datos empresariales: los funcionarios de la Inspección están sujetos al deber de sigilo respecto de la información obtenida durante sus actuaciones.
El acta de infracción y las sanciones (LISOS)
Si el inspector aprecia indicios de infracción, levanta acta de infracción. El régimen sancionador está regulado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, que aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Las infracciones se clasifican en tres grados:
- Leves: multas de 60 a 625 euros.
- Graves: multas de 626 a 6.250 euros.
- Muy graves: multas de 6.251 a 187.515 euros.
Sin embargo, estas son las cuantías base. Los criterios de graduación del artículo 39 LISOS permiten al inspector elevar la sanción considerablemente: la cuantía exacta depende de la gravedad de los hechos, la culpabilidad del infractor, la intencionalidad, el daño causado, el número de trabajadores afectados, la capacidad económica de la empresa y la reincidencia. En empresas grandes con muchos trabajadores afectados, una infracción clasificada como muy grave puede alcanzar el tope legal.
Infracciones más frecuentes detectadas en la práctica
- Ausencia o deficiencias en el registro de jornada (art. 7.5 LISOS — infracción grave).
- Superar los límites de horas extraordinarias anuales sin compensación (art. 7.5 LISOS — grave).
- Contratos temporales en fraude de ley (art. 7.2 LISOS — grave).
- Falta de plan de prevención o evaluación de riesgos (art. 12.1 LISOS — grave).
- Ausencia de plan de igualdad cuando es obligatorio (art. 7.13 LISOS — grave).
- Trabajo de extranjeros sin autorización de trabajo (art. 37.1 LISOS — muy grave).
- Falta de afiliación o alta en Seguridad Social (art. 22.2 LISOS — muy grave).
Cómo preparar tu empresa antes de que llegue la inspección
La preparación no consiste en ocultar incumplimientos, sino en identificarlos y corregirlos antes de que sean detectados, y en asegurarse de que todos los cumplimientos reales están debidamente documentados. Una empresa que cumple pero no lo acredita está en la misma posición que una empresa que incumple.
Auditoría laboral preventiva
El primer paso es realizar una auditoría interna o contratar una externa que revise sistemáticamente: la vigencia y contenido de los contratos, el registro de jornada, las nóminas frente al convenio aplicable, la documentación preventiva, el plan de igualdad y el protocolo de acoso. Identificar las brechas antes de la inspección permite corregirlas o, al menos, documentar las acciones correctoras en curso.
Organización del archivo documental
Durante una visita inspectora, el tiempo es un factor crítico. Tener la documentación organizada y accesible reduce el estrés del momento y transmite al inspector una imagen de empresa ordenada. Los archivos físicos deben estar claramente etiquetados, y los digitales deben poder exportarse con rapidez.
Formación al personal de recursos humanos
Quien recibe al inspector debe conocer los procedimientos básicos: identificar al funcionario, solicitar su identificación, avisar inmediatamente al responsable de recursos humanos y al asesor laboral, y no facilitar documentación ni hacer declaraciones hasta que esté presente el responsable o el abogado. Una respuesta improvisada ante el inspector puede crear más problemas de los que resuelve.
No obstaculizar la inspección
El artículo 50 LISOS tipifica como infracción muy grave la conducta de quien impide u obstaculiza el ejercicio de las funciones inspectoras. Negar el acceso, ocultar documentación o facilitar información falsa son conductas que agravan considerablemente la situación de la empresa. La cooperación con el inspector, dentro del ejercicio de los derechos propios, es siempre la mejor estrategia.
Qué hacer después de recibir un acta de infracción
El acta de infracción es el inicio del procedimiento sancionador, no su conclusión. Dispones de un plazo de 15 días hábiles para presentar alegaciones ante la autoridad laboral desde la notificación del acta. Este plazo es preclusivo: si no se actúa, el acta adquiere firmeza.
Las alegaciones deben centrarse en cuestionar los hechos apreciados por el inspector, acreditar el cumplimiento real con documentación no aportada durante la visita, o argumentar la calificación jurídica incorrecta de la infracción. En muchos casos, una respuesta bien fundamentada en el período de alegaciones logra reducir la calificación de la infracción o eliminar la sanción.
Si la resolución de la autoridad laboral mantiene la sanción, cabe recurso de alzada y, posteriormente, recurso contencioso-administrativo. En infracciones de cuantía relevante, el coste del proceso judicial suele justificarse por las posibilidades reales de éxito que ofrece un análisis previo serio de las debilidades del acta.
